第一章 总 则
为了加强基金会档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》和有关法律、法规，结合本会实际，制定本规定
大连民族大学教育发展基金会秘书处为本会档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。
秘书处应指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
本会档案资料分为文书档案资料、会计档案资料。文书档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。
在工作中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本办法立卷归档。
公文承办要保证文件的系统完整，办理完毕后或年度终了交文书人员归档。
会计年度终了形成的会计档案，由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案清册。
第二章 归档范围
文书档案的归档范围包括：上级机关印发、本基金会会制发或工作中形成的，具有参考价值的各种文件材料。
文书档案的归档范围具体包括以下类别：
1、收、发文件；
2、会议文件、纪要、记录、领导讲话材料；
3、决定、规定、制度、办法、通报等；
4、工作计划、总结、调查材料；
5、预决算、统计报表；
6、合同、协议书；
7、任免、聘任、奖励、处分材料；
8、重要来信、来访材料。
会计档案的归档范围包括：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。
第三章 立卷要求和保管期限
案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页码。按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。
档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。文书档案的保管期限由秘书长根据以下原则确定：
凡记叙和反映本会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；
凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期；
凡在比较短的时间内需要查考的文件材料及图表，保管期限定为短期。
会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》规定执行。
第四章 保管、移交和销毁
档案保管的基本任务是：维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并延长其物质形体的自然寿命。
应经常保持档案的卫生、整洁，做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到收实相符。
档案不得借出、不得携带出境。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。
如有特殊需要，会计档案经副理事长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续；文书档案经秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。
档案移交、销毁由常务副理事长审批，秘书长监交、监毁。
本会因撤销、解散、合并或其他原因而终止，档案资料应移交到辽宁省教育厅指定的机构。
本规定由理事会负责解释。
本规定自基金会理事会通过之日起执行。
大连民族大学教育发展基金会
二零一六年五月二十六日
